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充分發揮IT管理,達到企業績效指標

悅智全球顧問公司董事長暨創辦人 黃河明

     
    我們提到IT專業經理人應該積極參與並協助企業或組織擬定新的經營方向,不過在進行相關規畫的過程,必須先了解管理的功能與貢獻。「管理」這個名詞是彼得杜拉克觀察美國大型企業運作而提出來的一個觀念,意思是指企業裡面許多中階的專業人士,運用他們的知識和領導能力提升了企業績效,他把這樣的一個過程與工作統稱為管理。

    簡單地說,管理就是運用資源、組織團隊達到績效目標並完成使命的過程。所以,IT專業經理人首先必須清楚掌握的就是「企業使命」,每一個企業或組織都應該要有明確的使命,因為使命是我們存在的價值與原因。

    舉個例子來說,半導體大廠台積電投入晶圓代工製造,一開始就明確表示,台積電將為其他公司做代工服務,不會自己發展自有品牌的產品,最後,成功地發展出代工製造這種新的經營模式。

    清楚知道企業的使命之後,自然就會組織團隊來運用資源,而這些資源除了土地、資金、設備、機器等等之外,包括技術、知識、 資訊也都是企業的寶貴資源,有了這些資源,管理更大的貢獻,就是把這些組織資源加以整合達到最高績效。

    然而,「績效」到底是什麼,也是IT專業經理等管理階層要花很多心思去思考的,例如:一家企業的績效是不是只有獲利,根據過去的經驗來看,如果企業只在乎公司本身的獲利,往往無法在市場上存在太久,所以,企業還必須要顧及客戶端績效指標以及人才相關等面向,例如:顧客忠誠度、員工的滿意度與穩定度等。

    我個人所協助的許多企業,大多沒有建立足夠的系統,來收集公司各方面的績效指標,而這是IT專業經理人最先可以貢獻的地方。

     因為就企業經營而言,電腦系統如果可以去收集經營上的資訊,將能讓管理階層進一步了解企業的現況。比方說,企業每一季都要整理的財務季報,雖然是一項重要的財務績效指標,但是就我的觀察,企業的財務指標大多是落後指標,往往只能反應出公司在過去一段時間內獲利或賠錢等已經成為過去的事實,相較之下,企業的「領先指標」恐怕要靠IT專業經理人的努力,才能透過系統將即時資訊回饋到管理階層。

    事實上,有些企業的營收下滑,可能在5個月前就已經有顧客滿意度不斷降低等徵兆出現,企業如果可以更早掌握到這些先期指標,將可避免營收下滑的情況發生。

    換句話說,領先指標的角色,有點像是醫生拿來幫病人做身體檢查的健康報告一般,不需要等到已經生病了,才能告訴我們身體可能出了什麼狀況,有哪些問題。而企業經由這些領先指標的收集與偵測,才能不斷改善自己的營運績效。

    基於以上所描述的管理功能,IT專業經理人的工作,應該同時包括規畫、組織、領導、用人、資訊處理、工作流程以及績效評估等等。這些工作背後的整體目標,則是要讓企業組織的寶貴資源做最好運用,並且在IT部門的績效以外,肩負起為企業建立回饋管理資訊的重責大任,這個雙重責任使得IT專業經理人在企業的重要性與日俱增。

    雖然很多人都沒有想到IT工作其實對公司有很大的貢獻,但是管理的意義,就是訂定指標,並且收集相關資訊進行改善,所以,資訊部門除了要把資訊資源做有效運用之外,還要顧及整個公司面的資訊需求,才能真正發揮IT部門的價值。

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